Toelating en deelname Platform

Acceptatie
Voor toelating en deelname geldt als voorwaarde dat je beschikt over een lopende aanstelling als Functionaris voor de Gegevensbescherming. Die aanstelling wordt geverifieerd aan de hand van het door jou toe te sturen – originele – bericht van de AP dat je hebt ontvangen ter bevestiging van je aanstelling als FG. In dat bericht wordt ook het AP registratienummer vermeld. Je stemt er mee in dat je naam, de datum van de aanstellingsbevestiging en het registratienummer in een overzicht wordt gepubliceerd. Dat overzicht is toegankelijk voor aangesloten FG’s.

Tegenprestatie
Gebruik van het Platform FG Connect is niet geheel vrijblijvend. Als tegenprestatie voor het gebruik van het Platform wordt van je verwacht dat je herkenbaar en actief participeert. Als je denkt niets te kunnen of willen delen en alleen komt “halen” bewijs je de andere deelnemers geen dienst en kun je beter op zoek gaan naar één van de vele sociaal media platforms die ruimte bieden aan (veelal inactieve) deelnemers.

Accountgegevens
Na acceptatie ontvang je accountgegevens ten behoeve van het gebruik van de digitale omgeving en een link naar een pagina met aanwijzingen.

Door deel te nemen verklaar je je akkoord met de volgende afspraken:

Verwachtingen
Zoals aangegeven wordt als (enige) tegenprestatie voor het gebruik van het Platform van je verwacht dat je herkenbaar en actief participeert.

Profielgegevens   
Die herkenbaarheid komt tot uitdrukking in je profielgegevens. Verwacht wordt dat je die zelf aanpast. Die aanpassing betreft in elk geval het toevoegen van relevante informatie over je activiteiten als FG in het veld biografische gegevens. Het wordt zeer op prijs gesteld (is dus niet verplicht) als je ook een foto (avatar) van jezelf toevoegt.

2FA
De via het platform gedeelde informatie heeft een vertrouwelijk karakter. Om te voorkomen dat onverhoopt onbevoegden gebruik kunnen maken van jouw gebruikersnaam en wachtwoord, is voorzien in 2FA als extra maatregel om de toegang tot het platform te beveiligen. Van deelnemers wordt verwacht dat daarvan gebruik wordt gemaakt. Met een stappenplan en eventuele ondersteuning wordt je begeleid om 2FA te activeren.

Platform structuur
Voorzien is in een rangschikking op onderwerp. Het kan geen kwaad om met een zoekopdracht vooraf vast te stellen of de casuïstiek al niet eerder aan de orde is geweest. Als je na het starten van een casus van oordeel bent dat die beter op een andere plaats had kunnen worden worden gestart, kan die op verzoek worden verplaatst. 

Integriteit en respect
Naast de reeds genoemde verwachtingen over het gebruik van het Platform volgen hieronder nog een aantal verwachtingen die vooral betrekking hebben op de manier waarop met de gedeelde informatie wordt omgegaan.  

Integriteit – geheimhouding  
Zowel het consulteren van collega’s als het delen van privacy gerelateerde informatie heeft een vertrouwelijk karakter. Deelnemers moeten dus kunnen rekenen op de integriteit van hun collega FG’s. Uiteraard kan worden vermeld welke onderwerpen aan de orde worden gesteld. Maar we verwachten dat strikte geheimhouding wordt betracht over de inhoud van gedeelde informatie of (bijdragen in) gevoerde discussies.   

Actieve, constructieve en respectvolle wijze van communiceren
Voor Platform deelnemers moet duidelijk zijn wie een bijdrage levert (zie ook profielgegevens). Ook moet men kunnen rekenen op een actieve, constructieve en respectvolle wijze van communiceren. Binnen de Platform omgeving is een plaats ingericht om je aan andere Platform leden voor te stellen. Daar kun je wat meer achtergrondinformatie over jezelf kwijt en toelichten waarom je hebt besloten om je bij dit Platform aan te sluiten. Wat je wilt/denkt te kunnen bijdragen en wat je hoopt te vinden. 

Commerciële uitingen
Het is niet toegestaan om het Platform te gebruiken voor commerciële uitingen. 

Notificaties
De Platform omgeving stelt je in staat zelf te bepalen of en zo ja welke notificaties je wenst te ontvangen en welk e-mailadres voor die notificaties moet worden gebruikt. Je kunt het e-mailadres zelf wijzigen. Houdt er rekening mee dat bij een wijziging van het e-mailadres, dit pas na bevestiging effectief wordt.

Beëindiging deelname
Van deelnemers wordt verwacht dat men de deelname aan het Platform beëindigt als niet meer aan de acceptatiecriteria wordt voldaan. Neem in dat geval contact op met de initiatiefnemer – beheerder. Bij beëindiging van deelname worden de accountgegevens verwijderd. Er worden dan geen profielgegevens meer getoond naast de, door de deelnemer geplaatste berichten. 

Verwijdering van berichten
Omdat bij het verwijderen van een bericht de consistentie en/of logica van een gevoerde discussies kan worden verstoord, verklaar je je er mee akkoord, dat berichten – ook na beëindiging van deelname – niet worden verwijderd. Op verzoek kan een bericht worden verwijderd als sprake is van een zwaarwegend belang. Bedenk wel dat berichten, direct na plaatsing hun weg naar de deelnemers vinden via de notificaties.

Klachten van deelnemers – het niet nakomen van de afspraken
Als een deelnemer zich stoort aan het gedrag van een andere deelnemer, wordt verzocht dat buiten het Platform onderling op te lossen. Als dat onverhoopt niet tot een bevredigend resultaat leidt, kan men zich wenden tot de initiatiefnemer/beheerder. Als uit de berichthistorie of navraag bij andere collega’s blijkt dat de klacht gegrond is, heeft de initiatiefnemer/beheerder de mogelijkheid na wederhoor de toegang tot het Platform op te schorten of te beëindigen. Van die mogelijkheid wordt ook gebruik gemaakt als blijkt dat de deelnemer niet meer voldoet aan de criteria voor deelname en heeft verzuimd dit te melden.

Laatste aanpassing 10-11-2020